DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP GELAR DESIMINASI AUDIT KEARSIPAN

Beberapa persoalan yang dihadapi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Mojokerto  diantaranya sumber daya manusia pengelola arsip yang kurang kompeten akan tugas dan tanggung jawabnya, prasarana dan sarana di OPD yang tidak memadai, minimnya anggaran yang tersedia di OPD untuk pemenuhan kebutuhan arsip dan ruang simpan arsip/depot arsip inaktif yang kurang memadai. Untuk melakukan pembenahan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Mojokerto, Selasa (24/4/2018) bertempat di Hotel Raden Wijaya Mojokerto menggelar acara Desiminasi Audit Kearsipan. Dra. Kasih, Msi, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Mojokerto, ketika membuka acara mengatakan bahwa program audit dan pengawasan kearsipan sebagai proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standard kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Adapun pelaksanaan pengawasan kearsipan yang dilakukan Arsip Nasional (ANRI) Rudi Anton menyampaikan pentingnya strategi pengawasan kearsipan sebelum terjun ke lapangan untuk melakukan proses pengawasan harus ada strateginya, harus dimulai dengan audit supaya kita punya peta kondisi penyelenggaraan kearsipan. 

Dengan adanya audit dapat memberi ruang bagi obyek pengawasan untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit, karena tujuannya bukan untuk menghukum, tetapi bagaima pencipta arsip dapat mengelola arsip di OPD nya secara procedural dan sistematik. Beberapa obyek yang akan diaudit antara lain Sumber Daya Manusia (SDM) pengelola arsip OPD, dukungan anggaran untuk prasarana dan sarana kearsipan, pengelolaan arsip dinamis OPD dan depot arsip (record center) di masing-masing OPD. Oleh karenanya Kasih berharap setelah peserta mengikuti kegiatan desiminasi audit kearsipan untuk melaporkan kepada pimpinan OPD masing-masing agar diupayakan ruang arsip khusus (Record Center) yang memadai sesuai dengan standard. Menurut Kabid Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Masruroh, MT, selaku ketua panitia penyelenggara melaporkan jumlah peserta 62 orang terdiri dari 53 dari OPD dan 9 orang dari sekolah menengah pertama di lingkungan Pemerintah Kota Mojokerto. Tujuannya untuk memberikan pemahaman kepada peserta untuk memelihara autentik dan integritas arsip sebagai bahan pembuktian. Serta arsip dijamin untuk dipelihara dari kerusakan, pemisahan dari kelompoknya serta pemusnahan yang baik dan bertanggung jawab. Ditambahkan bahwa untuk menilai dan mengevaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pemerintah provinsi dan kabupaten/kota dibentuklah tim pengawas kearsipan sesuai peraturan Kepala ANRI nomor 38 tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan. Sedangkan pengawasan kearsipan itu adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standart kearsipan. Oleh karenanya dengan adanya kegiatan tersebut panitia penyelenggara berharap terwujudnya pengelolaan kearsipan yang lebih baik. Terciptanya budaya tertib arsip yang berkesinambungan dan mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standart kearsipan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Mari kita laksanakan pengelolaan arsip dengan baik dan benar.(My).